Foire aux questions.
Membres des fédérations sectorielles
1- Qu'est-ce que les Services de Paie et de Ressources humaines Desjardins (SPRHD)?
Afin d’en savoir davantage sur le Services de Paie et de Ressources humaines Desjardins, nous vous invitons à visiter leur site Internet : https://www.desjardins.com/entreprises/gestion-paie-rh/index.jsp
2- Qu'est-ce qu’Employeur D?
Employeur D est une solution qui permet, entre autres, le traitement de vos paies et de vos remises gouvernementales, la production de rapports et de feuillets gouvernementaux et la gestion du temps et des ressources humaines.
3- Qu’est-ce que l’entente tarifaire avec Services de Paie et de Ressources humaines Desjardins qui est offerte aux membres des regroupements coopératifs?
En tant que membre d’un regroupement coopératif, vous avez accès à deux options, ou scénarios, au travers desquels vous pourriez bénéficier d’économies sur vos frais d’utilisation de la plateforme Employeur D.
Scénario 1 : Impartition du traitement de la paie en ligne – Simplicité, fiabilité, confidentialité
OU
Scénario 2 : Entente tarifaire sans impartition – Un rabais, tout simplement
Chacun des scénarios est expliqué aux questions suivantes.
4- Qu’est-ce que le scénario 1, l’impartition du traitement de la paie, et comment adhérer?
LE SERVICE D’IMPARTITION DE LA PAIE – SURVOL
Votre coopérative impartit les étapes du traitement de la paie et des ressources humaines qui touchent le système en ligne vers une équipe de techniciens expérimentés liés à votre regroupement. Votre organisation prépare et envoie l’information de paie requise aux techniciens qui s’occuperont de son traitement en ligne. Les techniciens pourront aussi se charger de la préparation de vos relevés gouvernementaux et autres besoins relatifs à Employeur D. Certains coûts du service sont escomptés par rapport à la grille tarifaire standard.
CRITÈRES D’ÉVALUATION DE VOTRE SYSTÈME DE TRAITEMENT DE LA PAIE ACTUEL
Le traitement de la paie est un processus essentiel à toute organisation qui ne laisse pas de place à l’erreur. Afin d’évaluer la performance de votre système actuel, Desjardins met à votre disposition une série de questions qui viendront aiguiller votre réflexion:
- Souhaitez-vous vous libérer des tâches complexes, répétitives et prenantes liées à la paie de vos employés ?
- Est-ce que tout va bien avec les remises gouvernementales, les T4 et relevé 1 en fin d’année?
- Est-ce que votre dernière fin d’année s’est bien passée ? Savez-vous que SPRHD peut traiter les T4 et Relevé 1 pour vous ?
- Avez-vous des difficultés à suivre les congés fériés, les vacances et les maladies ?
- En cas de sinistre ou de maladie de votre paie-maître, seriez-vous en mesure de traiter et déposer la paie de vos employés comme prévu ?
- Les exigences gouvernementales changent constamment, comment vous adaptez-vous à ces changements ?
- Que faites-vous pour éviter les pénalités ?
POURQUOI IMPARTIR LA PAIE
Plusieurs raisons font de l’impartition de la paie une solution facilitante pour l’équipe administrative d’une entreprise. Voici quelques exemples mentionnés sur le site de Desjardins:
- La paie n’est pas l’activité principale des clients.
- Les employeurs doivent assurer la livraison juste et à temps de la paie des employés, tout en se conformant à plus de 200 exigences règlementaires.
- Selon une étude produite par PWC, les entreprises faisant affaire avec un traiteur de paie réalisent des économies de 30%.
- Confier la paie à des experts signifie que les gestionnaires auront plus de temps à consacrer à ce qui les passionne – leur entreprise et la croissance de leurs affaires.
- Permet d’allouer les ressources internes à d’autres tâches profitables pour l’organisation.
- Confidentialité et sécurité des données.
- Plan de relève en cas de maladie, bris d’équipement, etc.
ESCOMPTE SUR LES FRAIS DE SERVICE DESJARDINS
Les frais de service du système continueront de vous être facturés directement par Desjardins et les montants automatiquement débités de votre compte. Ces frais sont toutefois escomptés par rapport aux tarifs réguliers à la grille : par exemple, pour un employeur qui effectue une paie aux deux semaines à 100 employés, le rabais sur les frais de service à la grille est d’environ 800$ par année. Si vous avez 200 employés et qu’ils sont payés à chaque semaine, le rabais s’élève à environ 2600$ annuellement.
Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter le court document explicatif Calcul escompte sur frais de service FÉDÉ-MEMBRE.pdf
Télécharger
HONORAIRES DES TECHNICIENS
Les honoraires des techniciens vous seront facturés par le regroupement au quart d’heure près. À titre indicatif, le taux pour le service d’impartition de la paie est actuellement de 40.00$/heure. Ce taux est sujet à changement avec un préavis d’un mois. La facturation est généralement mensuelle et payable selon les modalités de votre regroupement. Seulement les heures réalisées dans votre dossier vous seront facturées.
Ces heures facturables incluent, le cas échéant, la création de votre dossier en ligne, la prise d’information initiale et les suivis nécessaires, vos demandes supplémentaires comme la production de relevés d’emploi ou de feuillets d’impôt, etc.
Le temps requis pour traiter la paie dépend de plusieurs facteurs comme le nombre d’employés, la complexité des salaires et des avantages, la qualité de l’information soumise, l’apport de corrections et de vérifications supplémentaires le cas échéant, la courbe d’apprentissage propre à chaque organisation, les demandes supplémentaires, etc.
Compte tenu de ces facteurs, il n’est donc pas possible de chiffrer d’avance vos économies réalisées sur le travail des techniciens. Toutefois, nos techniciens sont formés avec les meilleures pratiques de traitement de la paie en ligne sur le SPRHD (comme l’import et les modifications massives) et se forment en continu sur la paie, le système en ligne et la réglementation. De plus, votre organisation n’a pas à se soucier des technicalités du SPRHD et peut se concentrer sur ses affaires.
RESPONSABILITÉ
Nous souhaitons vous rappeler que votre organisation, le Client, demeure entièrement responsable des informations qu’elle soumet dans le cadre du traitement de sa paie et de ses demandes à son regroupement et au SPRHD. Le Client doit fournir toute l’information requise, organisée de manière claire, concise et le plus tôt possible avant l’heure limite, de manière à ne pas retarder le traitement de la paie. Les fonds doivent être disponibles dans le compte bancaire au moment de la tombée de la paie.
PROCESSUS D’ADHÉSION AU SERVICE D’IMPARTITION (SCÉNARIO 1)
Contactez Alexandre Mercier, directeur de l’administration, au amercier@ressources.coop avec les informations suivantes :
- Le nom légalde votre organisation;
- Le regroupement coopératif dont vous êtes membre;
- Si vous êtes déjà inscrit dans le SPRHD, votre numéro de compagnie à 8 chiffres (Menu Paie / Identification / Nom de la compagnie);
- Le responsable de la paie qui sera le point de contact et ses coordonnées;
- Le scénario auquel vous désirez adhérer
(dans le cas de l’impartition, il s’agit du scénario 1) 2. Vous devriez obtenir une réponse dans les 2 jours ouvrables avec des instructions et de courts documents d’inscription à compléter.3. Une fois ces documents complétés et retournés à amercier@ressources.coop, un représentant de Desjardins prendra contact avec vous pour la convention de services.4. Une fois la convention de services signée et votre dossier ouvert au SPRHD, un technicien lié à votre regroupement prendra contact avec vous afin de monter votre dossier et sa structure dans Employeur D.
5. Lorsque la structure et les informations de paie seront intégrées à Employeur D, le technicien pourra débuter le processus de traitement de la paie, selon les spécificités et besoins de votre organisation.
5- Qu’est-ce que le scénario 2, l’entente tarifaire sans impartition, et comment adhérer?
Vous conservez le plein contrôle de vos opérations de traitement de la paie; toutefois, le maintien de votre membership au Réseau de coopération des EÉSAD vous permet d’obtenir des économies sur les frais de services facturés par Desjardins pour l’utilisation de la plateforme Employeur D.
Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter le court document explicatif Comparatif tarif scénario 2.pdf
Télécharger
Nous recommandons de comparer d’abord avec ce que vous payez actuellement (la procédure pour ce faire est sur le document). Les étapes pour l’adhésion y apparaissent en bas de page – le tout devrait prendre quelques minutes.
Nous rappelons que l’adhésion à cette entente est sans obligation de votre part, sauf celle de demeurer membre de votre regroupement coopératif.
6- Votre regroupement peut-il refuser une application au service d’impartition ou mettre un terme à la prestation de services?
Chaque nouvelle demande d’adhésion au service d’impartition du traitement de la paie (scénario 1) sera évaluée par le service de paie du regroupement afin de valider sa capacité à accepter le client et rendre le service. Les facteurs évalués comprennent, notamment, l a complexité de l’entreprise, l’existence d’une convention collective, la capacité des techniciens du regroupement à rendre le service (en heures et en expertise), etc. Autrement dit, il ne peut accepter n’importe quelle organisation à n’importe quel moment sans préavis puisqu’une évaluation qualitative et quantitative de la demande doit d’abord être réalisée afin d’assurer la qualité du service pour l’appliquant et les utilisateurs actuels.
Pour un membre utilisant activement le service, le regroupement se réserve le droit unilatéral de mettre terme à la prestation de service sous un motif sérieux (une situation problématique), et ce, après l’émission d’au moins un avertissement clair à l’effet que la situation problématique doit être réglée, et moyennant un préavis raisonnable.
7- Quels sont les principaux avantages d’adhérer à l’un ou l’autre des scénarios?
Scénario 1 (Entente tarifaire et impartition)
- Nul besoin d’apprendre et de maîtriser l’interface du SPRHD et de tout connaître des exigences du traitement de la paie
- Politique de tarification concurrentielle du regroupement;
- Escompte pour le membre sur les frais bancaires reliés au SPRHD.
Scénario 2 (Entente tarifaire globale)
Réduction tarifaire sur certains des coûts, sans autre obligation ou frais, tout en conservant le plein contrôle sur ses opérations de paie.
8- Est-il possible de transférer du scénario 1 au scénario 2 ou vice-versa?
Oui. Pour ce faire, veuillez communiquer avec Alexandre Mercier, directeur administratif au amercier@ressources.coop pour entreprendre le processus de transition.
9- Est-il possible de n’utiliser les services d’impartition du traitement de la paie que sporadiquement, en situation d’urgence, moyennant l’ouverture préalable du dossier et un préavis raisonnable?
Oui. Pour ce faire, veuillez communiquer avec Alexandre Mercier, directeur administratif au amercier@ressources.coop pour discuter des arrangements au préalable.
Vous avez besoin de nos services?
Nous avons les experts!
Informez-vous sur notre gamme de services spécialisés et diversifiés à juste prix, offerte par des professionnels compétents.
