Démystifier la ratification des décisions des administrateurs

1. Que signifie la ratification d’une décision ?

La ratification est l’acte par lequel l’assemblée des membres approuve ou entérine les décisions prises par le conseil d’administration¹. Cette approbation prend la forme d’une résolution.

2. La ratification des décisions et des actes des administrateurs les exonère-t-ils de leur responsabilité ?

Pas nécessairement.

Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs sont tenus d’agir dans l’intérêt de la personne morale dont ils sont les mandataires². À ce titre, ils doivent respecter les obligations que la loi, l’acte constitutif et les règlements leur imposent et agir dans les limites de leurs pouvoirs³. Ainsi, lorsque les administrateurs prennent une décision en contravention des principes de bonne gouvernance, qui préjudicie aux droits de l’organisation, d’un membre ou d’un tiers, leur responsabilité personnelle peut être engagée⁴, bien que cette décision ait été ratifiée par l’assemblée des membres.

En effet, la ratification de tels actes est d’une efficacité douteuse en ce qui a trait à l’exonération de la responsabilité des administrateurs, dans la mesure où il est difficile de prétendre que chaque membre ait consenti individuellement à ces actes de manière explicite. D’ailleurs, l’entreprise collective n’assume la défense de ses administrateurs en cas de poursuite civile ou pénale que lorsque l’acte a été accompli dans l’exercice de leurs fonctions et qu’il ne constitue pas une faute lourde ou intentionnelle⁵.

Cependant, soulignons que la ratification d’une décision peut avoir un effet exonératoire si la proportion des voix en sa faveur tend vers l’unanimité et que le libellé de la résolution concernant cette décision est suffisamment précis⁶. Ainsi, le libellé d’une résolution de type « l’assemblée générale des membres ratifie tous les actes et décisions pris par le conseil d’administration au cours de l’année précédente » n’est pas précis et ne déresponsabilise pas les administrateurs qui ont pris ces décisions. Dès lors, l’ajout systématique du point « Ratification des actes des administrateurs » à l’ordre du jour d’une assemblée générale des membres n’est pas une pratique à encourager. Seuls les actes dont la ratification est légalement exigée ou qui revêtent une importance particulière devraient être soumis aux membres lors de l’assemblée générale.

Nous suggérons à un administrateur qui n’est pas en accord avec une décision prise par le conseil d’administration de préciser sa dissidence et de s’assurer que celle-ci a été notée au procès-verbal de la séance⁷. Une telle précaution peut s’avérer utile si des poursuites sont engagées contre le conseil d’administration en raison de cette décision.

3. Quelles décisions doivent être obligatoirement ratifiées par l’assemblée des membres ?

La réponse à cette question se trouve dans la loi constitutive de l’entreprise collective. Ainsi, les actes qui doivent être obligatoirement ratifiés par l’assemblée des membres diffèrent entre un OBNL et une coopérative.

a. OBNL

Pour les OBNL constitués en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies⁸, seuls les règlements doivent faire l’objet d’une ratification⁹. Celle-ci requiert un simple vote majoritaire des membres présents, qu’il y ait quorum et que l’assemblée ait été dûment convoquée. Les règlements sont considérés comme étant en vigueur entre la date de leur adoption par le conseil d’administration et la date de l’assemblée au cours de laquelle le vote sur la ratification a lieu, et ce, même lorsque les membres ne votent pas en faveur de ratifier les règlements.

Il est à noter que lorsqu’un OBNL veut poursuivre son existence en tant que coopérative conformément à la Loi sur les coopératives¹⁰, ses administrateurs doivent adopter un règlement à cette fin¹¹. Ce dernier doit être ratifié aux deux tiers (2/3) des voix exprimées par les membres présents à l’assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet¹².  

b. Coopérative

La seule décision des administrateurs d’une coopérative dont la ratification est légalement exigée est celle qui a trait à la démission de la coopérative d’une fédération. Ainsi, lorsqu’une coopérative membre d’une fédération désire démissionner de celle-ci, son conseil d’administration doit adopter une résolution à cet effet. Cette dernière doit être ratifiée par l’assemblée des membres avant la démission¹³.

 Bien que la loi n’exige pas la ratification de décisions autres que celles mentionnées ci-dessus, nous trouvons pertinent que les administrateurs soumettent les décisions majeures ou délicates à l’approbation des membres de l’organisation. Ceci permet de préserver un climat de mobilisation des membres et, par le fait même, de faire preuve d’une gestion organisationnelle dynamique et démocratique. Par ailleurs, une entreprise collective peut adopter un règlement qui prévoit les situations où une ratification d’une décision du conseil d’administration est nécessaire.

À retenir :

• La fonction d’administrateur est un privilège qui doit être exercé dans le respect des lois et des principes de saine gouvernance.
• La ratification par l’assemblée des membres d’une décision du conseil d’administration n’exonère pas nécessairement les administrateurs de leur responsabilité.

[1] Hubert Reid, Simon Reid (avec la collaboration), Dictionnaire de droit québécois et canadien, 6^e éd., Wilson & Lafleur, 2023, v° (« ratification »).

[2] Art. 322 du Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991, (« C.c.Q. »).

[3] Art. 321 à 326 C.c.Q. Plus spécifiquement, selon Paul Martel, La corporation sans but lucratif au Québec : Aspects théoriques et pratiques, Wilson & Lafleur, 2022, p. 11-34 et 11-35 : par l’emploi des mots « autorisé à le faire par les membres », l’article 323 C.c.Q. réfère à la notion de ratification.

[4] Art. 1457 C.c.Q., Paul Martel, Administrateurs de personnes morales sans but lucratif : Le guide de vos droits, devoirs et responsabilités, 4^e éd., Wilson & Lafleur, 2016, p. 48.

[5] Art. 103 de la Loi sur les coopératives, RLRQ c C-67.2 et art. 123.87 de la Loi sur les compagnies, RLRQ c C-38.

[6] Paul Martel, La corporation sans but lucratif au Québec : Aspects théoriques et pratiques, Wilson & Lafleur, 2022, p. 11-34 et 11-35.

[7] Autrement, il est réputé avoir consenti à une telle décision : art. 97 (1°) de la Loi sur les coopératives, et 123.85 de la Loi sur les compagnies, op.cit., note 5.

[8] RLRQ c C-38.

[9] Art. 91 (3) de la Loi sur les compagnies, RLRQ c C-38.

[10] RLRQ c C-67.2

[11] Art. 269.1.1 de la Loi sur les coopératives, ibid.

[12] Art. 269.1.2, ibid.

[13] Art. 232.1 ibid.