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Impact de la Covid-19 sur les réunions des administrateurs

DROIT | AVRIL 2020

La survenance de la Covid-19 a poussé le gouvernement du Québec à interdire tout rassemblement, intérieur ou extérieur, sauf dans le cadre de situations particulières énumérées restrictivement. Cette interdiction apparait au Décret 222-2020 renouvelant l’état d’urgence sanitaire sur tout le territoire québécois, daté du 20 mars 2020 (le « Décret »), lequel demeure en vigueur au moment où nous écrivons ces lignes. En voici un extrait :

« QUE, pendant l’état d’urgence sanitaire et conformément à l’article 123 de la Loi sur la santé publique (chapitre S-2.2), soient prises les mesures suivantes afin de protéger la santé de la population, malgré toutes dispositions inconciliables :

  • est interdit tout rassemblement intérieur ou extérieur, sauf :

s’il est requis, dans un milieu de travail, pour l’exercice d’une activité qui n’est pas visée par une suspension prévue par décret ou arrêté, y compris ceux pris subséquemment;

s’il est requis pour obtenir un service ou un bien d’une personne, d’un établissement, d’une entreprise ou d’un autre organisme dont les activités ne sont pas suspendues par décret ou arrêté, y compris ceux pris subséquemment, ou pour offrir un service ou un bien à l’un de ceux-ci; »

Suivant cette interdiction, est-il permis pour le conseil d’administration d’une coopérative constituée en vertu de la Loi sur les coopératives, RLRQ, c. C-67.2, ou une personne morale sans but lucratif constituée en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies, RLRQ, c. C-38, de tenir ses réunions en personne?

Nous devrons répondre à cette question par la négative. En effet, compte tenu de la possibilité pour le conseil d’administration d’une coopérative ou d’un OBNL de tenir leur réunion à distance, nous sommes d’avis que ce rassemblement n’est pas « requis » au sens du Décret. À ce propos, voici un extrait des articles des lois applicables, selon le cas :

Loi sur les coopératives, RLRQ, c. C-67.2 :

« 95. Sous réserve des règlements, les administrateurs peuvent, si une majorité d’entre eux est d’accord, participer à une réunion du conseil par des moyens de communication permettant à tous les participants de communiquer entre eux. Les participants sont alors réputés avoir assisté à la réunion. »

Loi sur les compagnies, RLRQ, c. C-38 :

« 89.2. À moins de dispositions contraires dans l’acte constitutif ou dans les règlements de la compagnie, les administrateurs peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Un vote peut alors être entièrement tenu par tout moyen de communication permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.

(…)

  1. 224. Les articles de la partie I de la présente loi s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, aux personnes morales constituées ou continuées sous l’empire des dispositions de la présente partie, sauf les suivants: 3 et 4; 6 et 7; le deuxième alinéa de 8; 11; 13 à 17; 18.1 et 18.2; 34.1; 41 à 43; 45 à 76; 79; 81; 82; 86; les sous-paragraphes a et b du paragraphe 2 de 91; 93; 94; 96; les sous-paragraphes j et k du paragraphe 3 de 98; 102; 103; les sous-paragraphes d et e du paragraphe 1 et le paragraphe 2 de 104; 113; 114; 122, 123 et 123.0.1 »

Ces articles ont pour effet de permettre aux conseils d’administration des coopératives et des personnes morales sans but lucratif de tenir leurs réunions à distance, notamment dans le cadre d’une conférence téléphonique ou d’une vidéoconférence, à moins que cette façon de faire ne soit interdite par les règlements de régie interne de l’entité.

En l’absence d’une telle restriction dans les règlements de la personne morale, il serait difficile pour celle-ci d’établir que la tenue des réunions de son conseil d’administration en personne soit strictement requise au sens du Décret. Par conséquent, force est de reconnaître que l’interdiction de se rassembler décrétée par le gouvernement du Québec restreint la tenue des réunions d’un conseil d’administration sous la forme présentielle, et ce, sans égard aux activités de la personne morale.

Malgré ce qui précède, certaines exceptions pourraient néanmoins trouver application selon les circonstances et la nature des activités de la personne morale. Si vous êtes d’avis qu’une situation particulière vécue par votre personne morale exige que les membres de son conseil d’administration se réunissent en personne, nous vous invitons à communiquer avec les experts du Consortium avant de tenir une telle réunion.

IMPORTANT : Le présent document ne doit en aucun cas être considéré comme un avis juridique. Pour de plus amples informations concernant vos droits et obligations ou pour obtenir un avis juridique valide relatif à la situation particulière vécue par votre entreprise, nous vous invitons à communiquer rapidement avec le Consortium.

En collaboration avec

Me Robert Collard

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