​​Au fil des ans, les façons de communiquer et de travailler ont beaucoup évolué. Autrefois, les documents circulaient principalement sur papier, souvent en tonnes de copies. Aujourd’hui, ils passent par une multitude d’outils numériques et de canaux différents. L’information circule plus vite, les échanges sont plus faciles et de nouvelles manières de collaborer ont vu le jour.

Si cette multiplication des outils offre de nombreux avantages, elle amène aussi son lot de défis. Quand l’information se retrouve éparpillée entre plusieurs plateformes, que certaines étapes reposent encore sur des suivis manuels et que les demandes arrivent par différents canaux, les processus peuvent rapidement devenir plus lourds qu’ils ne devraient l’être. Utiliser plusieurs canaux de communication, c’est bien pour rejoindre tout le monde, mais il faut faire attention de ne pas se perdre en chemin. L’objectif est d’orienter les gens vers un canal principal, un peu comme un entonnoir, pour que l’information reste centralisée, cohérente et facile à retrouver.

C’est une réalité que vivent encore beaucoup d’organisations : des tonnes de courriels, des formulaires papier et des suivis manuels qui grugent un temps précieux, plutôt que de pouvoir se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Heureusement, des outils comme les intranets, les extranets et les formulaires en ligne peuvent aider à reprendre le contrôle, à condition d’y aller de façon structurée et adaptée aux besoins réels de l’équipe. C’est précisément ce que nous allons explorer. 

Intranet et extranet : centraliser pour mieux travailler

L’intranet et l’extranet sont des plateformes à accès restreint, accessibles à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Dans le cas d’un intranet, l’utilisation vise surtout les employés d’une même organisation. L’extranet, lui, est destiné aux partenaires, aux clients ou aux fournisseurs.

Leur principal avantage ? Ils permettent de centraliser, au même endroit, des contenus constamment à jour : procédures internes, règlements, affichage de postes, formulaires de demande et plus encore. Plus besoin de fouiller dans notre boîte courriel ou de nous demander si le document que nous avons en main est bien la version la plus récente. C’est aussi un atout pour l’intégration des nouveaux employés, qui trouvent rapidement ce dont ils ont besoin, puisque tout y est bien organisé et facile d’accès. Il est pratique afin de contrôler qui voit quoi, selon son rôle dans l’organisation, puisque les droits d’accès peuvent être personnalisés pour chaque utilisateur.

Ces plateformes s’adaptent aux besoins de chaque organisation et les possibilités sont infinies : gestion des feuilles de temps, historique de consultation des documents, tableaux de bord personnalisés et plus encore. 

Des formulaires en ligne pour une gestion interne simplifiée

On se souvient tous de l’époque où remettre un CV en main propre était la façon de faire. Aujourd’hui, les formulaires en ligne ont bien simplifié les choses, et pas seulement pour les candidatures.

Intégrés à un site Web, ils permettent de recueillir des informations de façon structurée grâce à des champs obligatoires, à des formats prédéfinis et à la possibilité de joindre des fichiers, de sorte que les données arrivent dans un format uniforme. Il devient ainsi beaucoup plus simple de traiter les demandes et d’éviter les relances pour obtenir une information manquante. L’ajout d’un module de paiement en ligne peut aussi simplifier la gestion des inscriptions, des achats, des dons ou d’autres transactions, tout en évitant les casse-tête liés au traitement manuel des paiements.

De plus, ces formulaires peuvent être connectés à d’autres outils, comme un CRM, afin que les données s’y transfèrent automatiquement dès qu’ils sont transmis. Fini les copier-coller, les oublis et les doublons. En automatisant certaines tâches répétitives, on libère du temps pour ce qui compte vraiment. 

Conclusion

En plus de l’efficacité gagnée, les outils numériques ont un impact concret sur le quotidien des organisations. Et il n’y a pas que les intranets, les extranets et les formulaires en ligne qui peuvent faire une différence : les options sont nombreuses et s’adaptent à des besoins très variés. Moins de temps à chercher un document, à relancer un collègue ou à ressaisir des données déjà existantes ailleurs, on récupère plus d’énergie pour se concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur. Les tâches répétitives sont souvent une source de frustration silencieuse. En les réduisant grâce à des processus mieux structurés, on améliore non seulement la productivité, mais aussi le plaisir au travail. Un employé qui consacre moins de temps à des suivis manuels peut s’investir davantage dans sa mission.

La meilleure façon de commencer est souvent d’identifier le processus qui cause le plus de friction au quotidien. Cela peut prendre bien des formes : une demande qui passe encore par courriel, un document partagé en plusieurs versions, et bien d’autres encore. À partir de là, un formulaire en ligne, une section intranet ou extranet bien structurée ou une simple automatisation peuvent suffire à transformer concrètement le quotidien de l’équipe.

Quelques pièges sont toutefois à éviter : vouloir tout implanter en même temps, choisir des outils sans consulter les gens qui vont les utiliser au quotidien ou négliger la formation une fois les outils en place. Mieux vaut un seul outil bien choisi et bien utilisé qu’une tonne d’outils mal intégrés.

L’objectif n’est pas d’implanter le plus d’outils possible, mais de choisir ceux qui répondent réellement aux besoins de l’organisation. Si vous souhaitez être accompagnés dans cette démarche, nos experts seront heureux de vous guider. Les grandes transformations commencent souvent par un petit pas dans la bonne direction.

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L’intelligence artificielle s’est imposée dans nos conversations plus vite que prévu. Parfois avec enthousiasme, parfois avec insistance, et souvent avec une forme d’inconfort. Ce malaise est légitime. C’est pourquoi je souhaite, aujourd’hui, partager mon regard avec vous. L’IA ne se contente pas d’ajouter un nouvel outil à notre coffre : elle remet en question nos façons de travailler, notre rapport au temps, à la décision, et même à la valeur du travail humain.

Dans l’entrepreneuriat collectif, cette discussion prend une couleur particulière. Nos organisations sont profondément ancrées dans des valeurs humaines, démocratiques et collectives. Lorsqu’un changement technologique d’ampleur survient, il est normal de vouloir le questionner, le ralentir, parfois même de s’en méfier. Mais une chose mérite d’être dite avec clarté : l’IA est là pour rester. La vraie question n’est donc plus si elle aura un impact, mais comment nous choisissons de l’intégrer, ou non, à nos pratiques.

Un enjeu de capacité d’agir, pas de mode technologique

Dans un contexte où les ressources financières et humaines sont sous pression, où les attentes envers nos organisations augmentent et où le marché du travail se transforme rapidement, ignorer l’IA comporte un risque réel. À moyen terme, refuser d’explorer ces outils peut nuire à notre capacité même de remplir notre mission.

L’IA ne promet pas de miracles. Elle ne remplace ni le jugement, ni la gouvernance, ni l’intelligence collective. En revanche, elle offre des capacités qui étaient jusqu’ici hors de portée pour bien des organisations : meilleure analyse de données, rapidité d’exécution, synthèse de documents complexes. Autrement dit, elle permet de libérer du temps et de l’énergie là où nos équipes sont déjà sursollicitées.

Pour des organisations qui ont toujours dû « faire plus avec moins », ce n’est pas anodin.

Une transition de plus… mais pas une transition comme les autres

Je ne suis pas un expert en intelligence artificielle, et je ne prétends pas l’être. Je suis cependant un gestionnaire qui a traversé plusieurs grandes transitions : la fin des machines à écrire, l’arrivée de l’informatique, d’Internet, des téléphones intelligents, puis la transformation numérique. Chaque fois, les organisations qui ont pris le temps de comprendre, d’expérimenter et d’encadrer ces changements ont mieux traversé la tempête que celles qui ont attendu que « la poussière retombe ».

L’IA est différente par sa vitesse et par son ampleur, mais la logique demeure. Attendre comporte aussi des risques. Pendant que nous hésitons, d’autres avancent, testent, structurent, et façonnent ces outils selon leurs propres intérêts. Si nous ne prenons pas part à cette transformation, elle se fera sans nos valeurs – et parfois à leur détriment.

Une question d’équité entre les modèles économiques

Il faut aussi nommer une réalité structurelle. Les grandes entreprises privées disposent depuis longtemps d’équipes dédiées à l’innovation, à l’optimisation et à l’expérimentation technologique. Elles ont les moyens d’essayer, d’échouer et de recommencer.

Les entreprises d’économie sociale, elles, ont rarement ce luxe. Or, pour la première fois, un outil d’une puissance comparable devient accessible à une petite coopérative, un OBNL ou une fédération, au même titre qu’à une multinationale. Ne pas s’en saisir, c’est accepter que cet avantage structurel reste concentré ailleurs.

L’enjeu n’est donc pas seulement technologique : il est profondément stratégique et politique au sens noble du terme.

Résister n’est pas une stratégie

La résistance au changement est humaine, et elle est compréhensible. Mais il faut la nommer pour ce qu’elle est : un frein, pas une position en soi. L’IA ne restera pas confinée aux directions générales. Elle touche déjà les expert·es, les conseils d’administration, les assemblées générales, et elle influence indirectement les services offerts aux membres et aux communautés.

Ignorer cette réalité ne la fera pas disparaître. Si nous ne définissons pas collectivement nos balises, d’autres le feront à notre place, sans nécessairement tenir compte de nos principes de gouvernance démocratique, de transparence ou de primauté de la mission.

Avancer sans prétendre tout savoir

C’est dans cet esprit que le Consortium a amorcé sa propre transition. Non pas parce que nous détenons toutes les réponses, mais parce que nous croyons qu’il est de notre responsabilité d’apprendre, d’expérimenter et d’avancer de manière encadrée et responsable. Cette posture nous permet aujourd’hui d’aborder ces enjeux avec plus de lucidité, en restant connectés aux réalités du terrain.

Pour les organisations que nous accompagnons, la question de fond demeure la même : comment préserver – et renforcer – notre capacité d’agir dans un environnement en mutation ? Y répondre exige parfois de bousculer certaines habitudes, de sortir d’un certain déni, et d’accepter que nos modèles évoluent, toujours au bénéfice des personnes et des communautés que nous servons.

Remettre l’humain au cœur du choix

Le débat n’est pas entre l’IA et l’humain. Cette opposition est trompeuse. Le véritable choix est de décider, ensemble, comment nous voulons orienter ces outils au service de nos valeurs. L’économie sociale a toujours su traverser les grandes transformations en restant fidèle à ses principes. L’IA ne doit pas faire exception. Nous avons commencé, et nous vous invitons à faire de même. C’est ensemble, en partenariat avec les acteurs de l’écosystème, que cette transition prendra tout son sens.

Utilisée avec rigueur, transparence et discernement, elle peut devenir un puissant levier pour renforcer notre mission collective – et non une menace. Mais ce choix nous appartient. Et il est, fondamentalement, un choix de responsabilité collective.

Derrière chaque écran, des humains

Quand tout fonctionne, on n’y pense pas. Les courriels arrivent, les fichiers s’ouvrent, les réunions en ligne démarrent sans accroc. Pourtant, derrière cette apparente simplicité se cache souvent un service informatique efficace, discret, mais essentiel.

L’informatique n’est pas qu’une question de câbles, de serveurs ou de logiciels. C’est avant tout une affaire d’humains : des équipes qui travaillent, des gestionnaires qui prennent des décisions, des membres qui nous font confiance. Un bon service TI comprend cette réalité et agit comme un partenaire du quotidien, présent pour soutenir, rassurer et guider.

Rendre l’informatique compréhensible et accessible

Un service informatique efficace, c’est d’abord un service qui sait parler le même langage que les gens qu’il accompagne. Trop souvent, la technologie peut sembler compliquée, voire intimidante. Lorsqu’un problème survient, les utilisateurs veulent comprendre ce qui se passe, sans se sentir jugés ou dépassés. 

Expliquer pourquoi un mot de passe doit être changé, pourquoi une sauvegarde est importante ou pourquoi une procédure prend un peu plus de temps fait toute la différence. Avec des exemples simples et concrets, l’informatique devient plus rassurante. Les gens comprennent mieux les enjeux et collaborent davantage. 

Cette transmission du savoir crée un climat de confiance. Les utilisateurs ne voient plus le service TI comme « ceux qui réparent quand ça brise », mais comme des personnes-ressources qui sont là pour les aider à mieux travailler. 

Guider plutôt qu’imposer

Le personnel d’un bon service informatique ne se contente pas d’installer des outils : il accompagne les choix. Chaque organisation est différente, avec ses besoins, ses réalités et ses limites.  

Par exemple, lors d’un passage vers l’infonuagique, l’objectif n’est pas seulement de moderniser la technologie, mais de simplifier le travail des équipes. Est-ce que les outils choisis sont faciles à utiliser ? Est-ce qu’ils répondent réellement aux besoins ? Est-ce que les gens se sentent à l’aise avec le changement ? 

En guidant les décisions avec pédagogie et transparence, le service informatique permet à l’organisation d’avancer avec confiance, sans brusquer ni complexifier inutilement les choses. 

Prévenir les problèmes pour éviter le stress

L’un des grands avantages d’un service informatique efficace est sa capacité à prévenir plutôt que réparer. Les pannes et les incidents font partie de la réalité technologique, mais leur impact peut être grandement réduit avec une bonne préparation. 

Des sauvegardes vérifiées, des mises à jour planifiées et une gestion rigoureuse du parc informatique permettent d’éviter bien des urgences. Quand un problème survient malgré tout, les équipes savent quoi faire et réagissent rapidement. 

Pour les utilisateurs, cela signifie moins d’interruptions, moins de stress et plus de continuité dans leur travail. Pour l’organisation, c’est une garantie de stabilité et de fiabilité. 

Faciliter le travail au quotidien

Un service informatique efficace se mesure aussi à la qualité de l’expérience des employés. Des outils bien configurés, un soutien TI accessible et des réponses humaines transforment le quotidien. 

Lorsqu’un employé sait qu’il peut demander de l’aide sans crainte et obtenir une réponse claire, il gagne en autonomie. Il perd moins de temps à contourner des problèmes techniques et peut se concentrer sur ce qui compte vraiment : sa mission, ses projets, ses relations avec les autres. 

Cette efficacité contribue à un climat de travail plus sain et plus collaboratif, où la technologie devient un soutien et non un obstacle. 

Donner les clés pour avancer avec confiance

Au-delà des aspects techniques, un service informatique efficace joue un rôle profondément humain : donner les moyens de progresser avec confiance. Il aide les organisations à s’adapter aux changements technologiques sans perdre leurs repères. 

En expliquant, en accompagnant et en soutenant, le service TI devient un pilier de la transformation numérique. Il permet d’évoluer à notre rythme, en faisant des choix éclairés et adaptés à la réalité du terrain. 

Un partenaire, pas seulement un service

Un service informatique efficace, c’est bien plus qu’un soutien technique. C’est un partenaire de confiance, présent dans les moments critiques comme dans le quotidien. Il protège, il guide, il simplifie et, surtout, il place l’humain au cœur de la technologie. 

Lorsqu’il est bien structuré et bienveillant, le service TI contribue directement à la performance, à la sécurité et au bien-être des organisations et des personnes qui les composent. 

Les nouvelles technologies transforment nos façons de travailler, de communiquer et de servir la société. Elles promettent efficacité et innovation, mais derrière cette révolution numérique se cache un revers inquiétant : chaque clic a un coût environnemental.

En 2024, les centres de données au Québec consommaient déjà autant d’électricité qu’une ville de 40 000 foyers. Ce n’est qu’un début : d’ici 2032, leur demande pourrait augmenter au point de nécessiter l’équivalent de la production d’une grande centrale hydroélectrique, comme La Romaine-2 (Bibliothèque de l’Assemblée nationale, 2024). Autrement dit, bien que notre énergie soit propre, ces « usines numériques » pèsent lourd sur notre réseau électrique.

Devant ces défis énergétiques et matériels, il n’y aura pas de solution parfaite. L’économie sociale peut toutefois être un acteur essentiel pour inspirer des pratiques alignées sur la mission et les valeurs.

Les promesses de productivité du numérique font rêver… mais à quel coût ?

Parmi les nouvelles technologies, nous retrouvons notamment l’IA générative, qui, en particulier, accélère la croissance des impacts environnementaux du numérique, car elle implique un renouvellement fréquent des équipements, une augmentation de la production de puces, de centres informatiques et de déchets. La technologie n’est toutefois pas nécessairement la source du problème, qui se trouve plutôt dans la manière et les objectifs de son utilisation.

Oui, l’intelligence artificielle est un sujet tendance qui fait rêver; cependant, nous devons prendre conscience de ses impacts et ne pas nous limiter à l’aspect innovant ou attractif de l’IA, mais nous assurer que leur utilisation ait un véritable effet levier positif pour notre entreprise.

D’un point de vue stratégique, il est également nécessaire de sortir d’une vision idéalisée, où le numérique serait automatiquement la solution à tous les problèmes, et d’adopter une réflexion plus critique et informée sur les usages ainsi que les choix technologiques.

Transformer la menace en opportunité

Les entreprises du GAFAM [1], bien qu’elles puissent tenter de se positionner autrement, ne sont généralement pas les plus propres au niveau environnemental. En raison de leurs grands volumes d’activités, ces entreprises permettent d’offrir des technologies de pointe avec un excellent rapport performance/coûts.

Certaines alternatives existent, comme des logiciels libres, qui sont généralement plus écologiques et éthiques, mais la performance globale et les coûts du GAFAM sont parfois difficiles à concurrencer. Étant donné que plusieurs entreprises collectives ont des ressources financières plus limitées que les entreprises privées, des décisions doivent être prises en considérant la réalité de l’entreprise, soit ses valeurs, ses orientations stratégiques et ses ressources disponibles.

Oui, les entreprises d’économie sociale devront peut-être prendre des décisions ayant des impacts écologiques, mais leurs économies servent à financer leurs missions sociales. Bien que plusieurs de ces missions sociales ne visent pas directement l’environnement, elles peuvent toutefois compenser en amenant des bénéfices sociaux pour la société. Les économies générées peuvent également permettre de faire des choix écologiques sur d’autres types de fournisseurs.

L’avantage des entreprises collectives au niveau environnemental

Lorsqu’une nouvelle technologie devient disponible, telle que l’intelligence artificielle générative, les enthousiastes se dépêchent de l’utiliser et de la déployer à grande échelle. En raison de divers facteurs relatifs à leurs capacités (financières, humaines, etc.), plusieurs entreprises collectives adoptent les technologies à un rythme plus mesuré, ce qui leur permet d’évaluer les impacts avant de les déployer.

De plus, les entreprises collectives ont l’avantage d’être proches de leurs membres et sont mieux équipées pour réellement comprendre leurs besoins. Une bonne compréhension des besoins pourrait notamment permettre d’utiliser le minimum d’outils technologiques nécessaires afin de conserver une bonne prestation de services. Autrement dit, les entreprises collectives n’utilisent pas la technologie pour déshumaniser leur prestation de services, mais bien pour améliorer l’efficacité et l’expérience envers leurs membres.

Il est important de considérer l’impact de nos décisions. Certaines décisions auront des impacts positifs, d’autres négatifs, mais une analyse des impacts peut donner une visibilité aux dirigeants afin de leur permettre de prendre des décisions éclairées en fonction de leurs situations et besoins. Cette réflexion est d’autant plus cruciale dans un contexte où l’adoption de technologies émergentes, telles que l’IA générative, peut entraîner des bénéfices stratégiques tout en générant des coûts environnementaux significatifs liés à la consommation énergétique et aux ressources nécessaires. Intégrer cette dimension dans l’évaluation des impacts permet de concilier innovation et responsabilité écologique.

[1] GAFAM : Acronyme de Google, Apple, Facebook (devenu Meta), Amazon et Microsoft. Il désigne les cinq plus grandes entreprises technologiques américaines qui dominent le marché du numérique et ont une influence majeure sur l’économie mondiale.

Références

Académie de la transformation numérique. (2024). Portrait numérique des foyers québécois. Consulté le 13 novembre 2025, sur https://transformation-numerique.ulaval.ca/enquetes-et-mesures/netendances/portrait-numerique-des-foyers-quebecois-2024.

Atos. (2024). Empreinte carbone des équipements numériques : analyse et recommandations. Consulté le 13 novembre 2025, sur https://atos.net/fr/2024/communiques-de-presse_2024_11_04/atos-publie-une-etude-sur-lenvironnement-de-travail-numerique-durable

Atos. (2024, 4 novembre). Accroître la durabilité de l’environnement de travail numérique. Consulté le 13 novembre 2025, sur https://atos.net/fr/2024/communiques-de-presse_2024_11_04/atos-publie-une-etude-sur-lenvironnement-de-travail-numerique-durable

Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec. (2024, 22 novembre). Les centres de données au Québec. Consulté le 13 novembre 2025, sur https://www.bibliotheque.assnat.qc.ca/fr/document/349