Lors de votre dernier comité de direction, on vous a probablement dit que, sans l’intelligence artificielle (IA) générative, votre entreprise ne survivrait pas. Ce discours, porté par l’urgence et amplifié par les vendeurs de solutions, s’impose comme une évidence. Pourtant, sur le terrain, la réalité est plus nuancée. Au Québec, à peine 12,7 % des entreprises ont effectivement intégré l’IA dans leurs opérations et les organisations de plus petite taille demeurent largement en retrait (Institut de la statistique du Québec, 2025). Affirmer que l’IA est aujourd’hui indispensable à la survie d’une entreprise collective relève donc davantage du sensationnalisme que d’un constat objectif.

Dans ce regard d’expert, je propose cinq cas d’usage concrets que toute entreprise collective peut commencer à explorer dès cette semaine, ainsi qu’une mise en garde essentielle avant de plonger.

Mise en garde : traitez l’IA générative comme un stagiaire !

Ceci est une analogie que j’adore présenter. L’IA générative, c’est un peu comme un stagiaire très brillant et motivé qui arrive dans votre organisation : il apprend rapidement, produit beaucoup, mais a besoin de contexte et ses livrables doivent toujours être validés. Est-ce que vous publiez le travail d’un stagiaire à grande échelle sans le relire ? Évidemment, non. La même logique s’applique ici.

Cette vigilance est importante, car l’IA hallucine. Concrètement, une hallucination survient lorsque le modèle génère une réponse qui semble plausible et cohérente, mais qui est en réalité fausse ou inventée. Les études récentes démontrent que même les outils les plus avancés présentent des taux d’erreur variant de 3 % à plus de 30 % selon les tâches et les domaines (Magesh et coll., 2024). Considérant que la personne qui utilise l’IA demeure imputable des résultats finaux, un mécanisme de vérification humaine reste essentiel, peu importe la qualité apparente du résultat.

Cas d’usage 1 : rédiger et bonifier les demandes de subvention

La rédaction des demandes de subvention peut être une tâche très répétitive qui mobilise souvent plusieurs ressources. L’IA générative pourrait faciliter votre travail en produisant une première version structurée à partir de vos documents internes, en reformulant le contenu en fonction des critères spécifiques des bailleurs de fonds et en adaptant le ton selon le public visé. Cette première version, qui demandait autrefois des heures, peut maintenant être réalisée en quelques minutes. Les gains sont exponentiels lorsque plusieurs demandes sont rédigées, car les questions de présentation de l’entreprise reviennent souvent d’une demande à l’autre. Une vigilance s’impose toutefois sur les montages financiers et les indicateurs, car ils doivent refléter la réalité de votre organisation, pas une projection générée par la machine.

Cas d’usage 2 : préparation des communications internes et externes

Les infolettres, les publications sur les réseaux sociaux, les rapports annuels et les contenus pour les assemblées peuvent représenter une part importante du temps de vos équipes. L’IA générative peut servir de point de départ pour ces communications, en assurant une cohérence du ton, en rendant un message plus politiquement correct et en vous assurant de communiquer la bonne information à la bonne personne. L’objectif ne sera jamais de remplacer la voix de votre organisation, mais d’accélérer la mise en forme afin que vos communications puissent se concentrer sur ce qui compte vraiment : transmettre la juste information de la bonne manière à votre interlocuteur final.

Cas d’usage 3 : production des résumés des rencontres, incluant les procès-verbaux

Que vos réunions soient formelles ou informelles, elles génèrent une quantité importante d’informations stratégiques qui demeurent souvent sous-exploitées. La rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus peut représenter une charge administrative significative. L’IA générative transforme cette réalité de deux manières concrètes. D’une part, elle peut produire un résumé structuré en identifiant les décisions, les suivis et les responsables, uniquement à partir d’un enregistrement ou d’une transcription. D’autre part, elle permet d’interroger l’ensemble des archives afin de retrouver une décision antérieure ou de reconstituer l’historique complet d’un dossier.

Cas d’usage 4 : analyse des données internes

Les entreprises accumulent une quantité importante de données, que celles-ci soient structurées ou non, notamment au niveau du membrariat, des ventes, des sondages de satisfaction et des indicateurs de performance. Ces données restent toutefois souvent sous-exploitées, faute de temps ou d’expertise d’analyse. L’IA générative pourrait notamment permettre de produire des constats, des tendances et des pistes d’amélioration à partir de simples tableaux Excel. L’analyse des données permettra ainsi d’appuyer la prise de décision sur des faits, plutôt que sur des intuitions. Considérant qu’il s’agit d’information hautement stratégique, une vigilance s’applique quant à la vérification de l’information avant toute prise de décision.

Cas d’usage 5 : soutien à la planification stratégique

La planification stratégique repose sur la capacité à structurer une réflexion collective, à comparer des options, puis à anticiper les risques de chaque scénario. L’IA peut accompagner ce processus en générant des hypothèses, en synthétisant les enjeux à partir des documents internes et en proposant des cadres d’analyse adaptés à votre réalité. Elle ne remplacera jamais le bon jugement, mais elle peut accélérer significativement les étapes de diagnostic et de positionnement.

En conclusion…

L’IA générative n’est pas une finalité, mais plutôt un outil pour l’atteindre. Bien utilisée, elle vous fait gagner du temps, réduit la charge mentale de vos équipes et libère de l’espace pour la réalisation de votre mission sociale. En d’autres mots, l’IA bien utilisée permettrait de réaffecter votre équipe sur des tâches à valeur ajoutée. Mal utilisée, elle dénaturerait votre entreprise et fragiliserait la confiance des parties prenantes.

Mon conseil ? Commencez petit, mais commencez rapidement. Cette semaine, identifiez une seule tâche répétitive qui draine du temps à votre équipe et testez l’IA dessus. Mesurez les bénéfices après quelques semaines, puis ajustez votre approche. L’IA n’est pas une révolution à imposer du jour au lendemain, mais une évolution à intégrer progressivement, en gardant toujours votre mission sociale au centre de la décision.

Un aspect de cette publication a attiré votre attention et suscite votre intérêt ? N’hésitez pas à joindre l’auteur : schevalia@ressources.coop.

Références

• Institut de la statistique du Québec. (2025, 28 novembre). Adoption et utilisation de l’intelligence artificielle par les entreprises au Québec en 2024 et en 2025. Portrait exploratoire. https://statistique.quebec.ca/fr/produit/publication/adoption-et-utilisation-intelligence-artificielle-entreprises-au-quebec-2024-2025
• Magesh, V., Surani, F., Dahl, M., Suzgun, M., Manning, C. D. et Ho, D. E. (2024). Hallucination-free? Assessing the reliability of leading AI legal research tools. Stanford RegLab et Stanford HAI. https://law.stanford.edu/wp-content/uploads/2024/05/Legal_RAG_Hallucinations.pdf

​​Au fil des ans, les façons de communiquer et de travailler ont beaucoup évolué. Autrefois, les documents circulaient principalement sur papier, souvent en tonnes de copies. Aujourd’hui, ils passent par une multitude d’outils numériques et de canaux différents. L’information circule plus vite, les échanges sont plus faciles et de nouvelles manières de collaborer ont vu le jour.

Si cette multiplication des outils offre de nombreux avantages, elle amène aussi son lot de défis. Quand l’information se retrouve éparpillée entre plusieurs plateformes, que certaines étapes reposent encore sur des suivis manuels et que les demandes arrivent par différents canaux, les processus peuvent rapidement devenir plus lourds qu’ils ne devraient l’être. Utiliser plusieurs canaux de communication, c’est bien pour rejoindre tout le monde, mais il faut faire attention de ne pas se perdre en chemin. L’objectif est d’orienter les gens vers un canal principal, un peu comme un entonnoir, pour que l’information reste centralisée, cohérente et facile à retrouver.

C’est une réalité que vivent encore beaucoup d’organisations : des tonnes de courriels, des formulaires papier et des suivis manuels qui grugent un temps précieux, plutôt que de pouvoir se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Heureusement, des outils comme les intranets, les extranets et les formulaires en ligne peuvent aider à reprendre le contrôle, à condition d’y aller de façon structurée et adaptée aux besoins réels de l’équipe. C’est précisément ce que nous allons explorer. 

Intranet et extranet : centraliser pour mieux travailler

L’intranet et l’extranet sont des plateformes à accès restreint, accessibles à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Dans le cas d’un intranet, l’utilisation vise surtout les employés d’une même organisation. L’extranet, lui, est destiné aux partenaires, aux clients ou aux fournisseurs.

Leur principal avantage ? Ils permettent de centraliser, au même endroit, des contenus constamment à jour : procédures internes, règlements, affichage de postes, formulaires de demande et plus encore. Plus besoin de fouiller dans notre boîte courriel ou de nous demander si le document que nous avons en main est bien la version la plus récente. C’est aussi un atout pour l’intégration des nouveaux employés, qui trouvent rapidement ce dont ils ont besoin, puisque tout y est bien organisé et facile d’accès. Il est pratique afin de contrôler qui voit quoi, selon son rôle dans l’organisation, puisque les droits d’accès peuvent être personnalisés pour chaque utilisateur.

Ces plateformes s’adaptent aux besoins de chaque organisation et les possibilités sont infinies : gestion des feuilles de temps, historique de consultation des documents, tableaux de bord personnalisés et plus encore. 

Des formulaires en ligne pour une gestion interne simplifiée

On se souvient tous de l’époque où remettre un CV en main propre était la façon de faire. Aujourd’hui, les formulaires en ligne ont bien simplifié les choses, et pas seulement pour les candidatures.

Intégrés à un site Web, ils permettent de recueillir des informations de façon structurée grâce à des champs obligatoires, à des formats prédéfinis et à la possibilité de joindre des fichiers, de sorte que les données arrivent dans un format uniforme. Il devient ainsi beaucoup plus simple de traiter les demandes et d’éviter les relances pour obtenir une information manquante. L’ajout d’un module de paiement en ligne peut aussi simplifier la gestion des inscriptions, des achats, des dons ou d’autres transactions, tout en évitant les casse-tête liés au traitement manuel des paiements.

De plus, ces formulaires peuvent être connectés à d’autres outils, comme un CRM, afin que les données s’y transfèrent automatiquement dès qu’ils sont transmis. Fini les copier-coller, les oublis et les doublons. En automatisant certaines tâches répétitives, on libère du temps pour ce qui compte vraiment. 

Conclusion

En plus de l’efficacité gagnée, les outils numériques ont un impact concret sur le quotidien des organisations. Et il n’y a pas que les intranets, les extranets et les formulaires en ligne qui peuvent faire une différence : les options sont nombreuses et s’adaptent à des besoins très variés. Moins de temps à chercher un document, à relancer un collègue ou à ressaisir des données déjà existantes ailleurs, on récupère plus d’énergie pour se concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur. Les tâches répétitives sont souvent une source de frustration silencieuse. En les réduisant grâce à des processus mieux structurés, on améliore non seulement la productivité, mais aussi le plaisir au travail. Un employé qui consacre moins de temps à des suivis manuels peut s’investir davantage dans sa mission.

La meilleure façon de commencer est souvent d’identifier le processus qui cause le plus de friction au quotidien. Cela peut prendre bien des formes : une demande qui passe encore par courriel, un document partagé en plusieurs versions, et bien d’autres encore. À partir de là, un formulaire en ligne, une section intranet ou extranet bien structurée ou une simple automatisation peuvent suffire à transformer concrètement le quotidien de l’équipe.

Quelques pièges sont toutefois à éviter : vouloir tout implanter en même temps, choisir des outils sans consulter les gens qui vont les utiliser au quotidien ou négliger la formation une fois les outils en place. Mieux vaut un seul outil bien choisi et bien utilisé qu’une tonne d’outils mal intégrés.

L’objectif n’est pas d’implanter le plus d’outils possible, mais de choisir ceux qui répondent réellement aux besoins de l’organisation. Si vous souhaitez être accompagnés dans cette démarche, nos experts seront heureux de vous guider. Les grandes transformations commencent souvent par un petit pas dans la bonne direction.

Un aspect de cette publication a attiré votre attention et suscite votre intérêt ? N’hésitez pas à joindre l’auteure : mhratte@ressources.coop.