Diagnostic préalable à l’intervention avec une personne employée problématique

Nous avons vu, dans le précédent article de cette série, l’importance capitale d’intervenir vite et bien lorsque se présente un problème avec une personne employée ou le collectif de travail. Dans cet article, nous nous attarderons davantage sur la personne employée problématique.

Pour illustrer l’éventail des possibilités et des mesures appropriées, nous vous proposons le schéma décisionnel suivant :

Distinguer la nature du problème

Il est primordial, avant l’intervention auprès de la personne employée, de poser un juste diagnostic : sommes-nous en présence d’une personne en difficulté, qui a des problèmes personnels, ou qui est difficile à gérer, qui manque de compétences ou dont le comportement est fautif ?

1. Intervenir auprès de la personne employée en difficulté

La personne employée en difficulté vit une situation qui la préoccupe. Il peut s’agir de maladie, de violence conjugale, de soucis avec les enfants, de parents vieillissants… Lorsque de telles préoccupations affectent la prestation de travail, généralement, l’employeur fera preuve d’une écoute bienveillante, puis offrira de l’aide, qui pourrait prendre différentes formes d’accommodement temporaire.

Comme nous l’avons vu dans la précédente chronique, il est important d’éviter de créer un sentiment d’injustice[i] dans le processus menant à l’accommodement. D’abord, en préservant la confidentialité relative aux difficultés de la personne employée, vous assurez la justice relationnelle. Puis, en établissant les mesures prévues dans la documentation rendue disponible aux employés, relative à leurs conditions de travail, et en agissant en conformité avec vos obligations[1], vous assurerez la justice procédurale. Enfin, plusieurs employeurs assurent la justice distributive en exigeant, avant de mettre en place une mesure d’accommodement, un document qui atteste de l’état de la personne employée et de ses limitations en lien avec l’emploi.

2. Intervenir auprès d’une personne employée difficile à gérer

Ici, il est fondamental d’identifier ce qui rend la personne employée difficile à gérer. L’intervention sera différente pour une personne employée qui n’a pas la capacité d’effectuer le travail attendu, de celle dont le comportement fautif est volontaire. Nous utiliserons la voie disciplinaire pour la personne employée au comportement fautif et la voie administrative pour celle qui n’a pas la capacité de répondre à nos attentes.

2.1 Lorsque la capacité de répondre aux attentes est en cause

Il s’agit de manquements involontaires de la part de la personne employée. On peut penser à la personne employée qui n’arrive pas à atteindre la performance attendue, qui ne répond pas aux exigences de l’emploi. Elle ne fait pas preuve de mauvaise volonté, elle n’est pas négligente, mais elle n’y arrive pas.

Dans ce cas, il serait inutile et malveillant de lui imposer une sanction disciplinaire. Même si la finalité est la même qu’à l’issue du processus disciplinaire (les interventions pourront se conclure par un congédiement administratif), nos interventions devront viser à soutenir la personne employée. Ces interventions devront satisfaire cinq critères[ii], préalables au congédiement administratif :

1. Définir les attentes envers la personne employée et identifier ses lacunes;
2. Communiquer celles-ci à la personne employée;
3. Offrir un soutien suffisant et une opportunité réelle d’atteindre les attentes communiquées et de corriger les lacunes identifiées;
4. Offrir un délai suffisant à l’obtention des améliorations recherchées;
5. Prévenir la personne employée de la conséquence, dans l’éventualité où les améliorations recherchées ne seraient pas obtenues à l’expiration du délai.

Les mesures administratives peuvent inclure, selon les situations, des évaluations de performance, des plans d’amélioration ou des lettres d’attentes. Ce sont des interventions délicates qui nécessitent une préparation minutieuse et les documents qui en font état revêtent une grande importance.

2.2 En présence d’un comportement fautif

Corriger un comportement fautif et volontaire de la personne employée est inhérent au droit de gestion de l’employeur d’encadrer son personnel afin qu’il se conforme aux règles en vigueur dans l’entreprise.[iii] Les mesures disciplinaires utilisées pour corriger les comportements fautifs doivent être :

a. Graduelles, en progression

Généralement, l’employeur commencera par un avis écrit, suivra avec une ou des suspensions courtes, puis une ou des suspensions longues et enfin, le congédiement, si l’employé n’amende pas le comportement fautif.

b. De nature à corriger le comportement fautif

On ne sanctionne pas par vengeance. On doit viser un changement de comportement et donner l’opportunité à l’employé d’y arriver, en mentionnant le comportement fautif et les correctifs que l’on souhaite observer.

c. Proportionnelles à la faute reprochée

Une faute grave peut permettre de surseoir à la gradation des sanctions, afin que la sanction soit proportionnelle à la faute commise. Dans certaines circonstances, nous pourrions imposer une suspension, ou même un congédiement, si la gravité de la faute l’exige.

d. La double sanction n’est pas permise

Une personne employée ne peut pas être sanctionnée plus d’une fois pour les mêmes faits. Vous ne pourriez pas, par exemple, d’abord adresser une lettre de réprimande, puis ajouter à cette mesure disciplinaire une suspension ou un congédiement. Ce principe impose de la clarté dans les communications avec la personne employée fautive, notamment lorsque des mesures doivent être prises entre la connaissance de la faute et la présentation de la sanction.

e. Prises à la suite d’une enquête équitable

La décision de sanctionner une personne employée doit s’appuyer sur des faits, qui sont établis par prépondérance des éléments disponibles et portés à votre connaissance. La personne employée fautive doit aussi avoir eu l’opportunité de vous offrir son point de vue sur les événements. Plusieurs entreprises distinguent la cueillette des faits effectuée lors de l’enquête, de la rencontre avec la personne fautive, qu’ils nomment rencontre d’équité procédurale.

Comme nous l’avons vu précédemment, il est impératif d’intervenir lorsque se présente une problématique avec une personne employée, notamment pour préserver la qualité du climat de travail, en offrant de la « justice » aux employés dont le comportement est irréprochable. Nous savons que ce sont des moments difficiles pour les gestionnaires impliqués et qu’ils ont besoin de soutien pour réaliser un juste diagnostic et préparer les interventions requises. Nous souhaitons que cette chronique vous ait permis d’identifier les informations que vous devrez collecter afin de choisir la démarche la plus appropriée lorsqu’une personne employée vous présentera le défi de surmonter ses difficultés, son incapacité ou son comportement.

SI un aspect de cette chronique a attiré votre attention et suscite votre intérêt, n’hésitez pas à joindre l’auteur : jfdumas@ressources.coop.

Références

[1] L’employeur a des obligations minimales envers ses employés en difficulté, notamment lors de maladie, don d’organe et de tissus, accident, violence conjugale, violence à caractère sexuel, victime d’un acte criminel, difficultés d’un proche, événements familiaux tels que décès, mariage et naissance.

[i] Bertholet, Gaudet, Robert, Le sentiment d’injustice en entreprise — Anticiper pour assurer la performance, Mardaga, 2021.

[ii] Costco Wholesale Canada Ltd. c. Laplante, 2005, QCCA 788

[iii] https://www.cnesst.gouv.qc.ca/fr/prevention-securite/milieu-travail-sain/droit-gestion

Nouvelle année, nouveaux objectifs : Comment bien débuter 2025 ?

Chronique rédigée par :

Ces dernières années, les ressources humaines (RH) ont gagné en reconnaissance, devenant un pilier essentiel des organisations performantes. Jadis perçues comme un « mal nécessaire », elles occupent aujourd’hui un rôle stratégique tant sur le plan de la gestion du capital humain, de la mobilisation des équipes que de la culture d’entreprise. Elles doivent également composer avec un marché de l’emploi en pleine mutation : faible taux de chômage, rareté de la main-d’œuvre, faible démographie, etc. Dans ce contexte, les employeurs cherchent constamment à se démarquer pour attirer les meilleurs talents, parfois au prix d’efforts mal orientés.

Autant dire que nous sommes bien loin du marché de l’emploi du début des années 2000.

À travers toutes les publications sur les enjeux RH, on peut s’y perdre et avoir le goût de jeter la serviette, mais des questions essentielles demeurent.

Quelles sont vos valeurs ? Qu’est-ce qui rend votre organisation unique et attire vos collaborateurs ? Pourquoi certains d’entre eux sont-ils fidèles depuis des années ? Autant de questions clés qui appellent à un exercice d’introspection.

C’est l’occasion de démarrer 2025 sur des bases solides et de vous recentrer sur vos valeurs fondamentales.

VOICI LES DIX RÉSOLUTIONS POUR 2025

1. Soyez authentique et revoyez votre culture d’entreprise

Ne cherchez pas à copier vos concurrents. Identifiez ce qui distingue votre entreprise et mettez de l’avant votre « personnalité » dès la publication de vos offres d’emploi. Soyez honnête et concis pour attirer des talents alignés sur vos valeurs.

Votre culture d’entreprise est-elle assez mise de l’avant ? Est-elle encore cohérente avec vos nouvelles réalités et vos orientations stratégiques ?

Votre culture d’entreprise, c’est votre ADN, vos valeurs, votre mission, le pourquoi ainsi que les objectifs que porte votre organisation. Plus votre culture d’entreprise sera claire pour vous et vos employés, plus il sera facile de la promouvoir dans vos offres d’emploi et de la faire vivre dans le quotidien de vos employés.

2. Prenez le temps de faire des affichages de qualité et adaptés au profil recherché

Publier des offres classiques peut suffire à recruter, mais attirez-vous les bonnes personnes ? Assurez-vous que vos annonces reflètent clairement votre culture d’entreprise et que le profil recherché est bien identifié. À la lecture de votre affichage, le candidat doit-être en mesure de se projeter dans votre poste (se reconnaitre).

3. Soyez agile (rapide) dans vos processus de dotation sans oublier l’expérience candidat

Les meilleurs candidats ne restent généralement pas disponibles longtemps. Organisez des rencontres rapidement, que ce soit en personne ou via des outils comme Teams ou Zoom. Un processus qui vous permettra d’être rapide sans négliger les vérifications nécessaires (tests, références, antécédents) facilitera vos recrutements.

Il ne faudrait pas non plus oublier « l’expérience candidat », qui se traduit par un service à la clientèle de premier plan entre le recruteur et le candidat, et ce, du début à la fin du processus. Ce professionnalisme renforcera votre image d’employeur de choix, et pourrait même influencer la décision finale d’une candidature entre deux offres d’emploi !

4. Renforcez vos processus d’accueil et intégration

Une première impression réussie fait toute la différence. Mettez toutes les chances de votre côté avec un accueil incluant une intégration de qualité, le tout bien structuré et convivial afin de rassurer vos nouvelles recrues sur leur choix de vous rejoindre.

5. Révisez vos grilles salariales et réévaluez vos avantages sociaux

Prenez le temps de revoir vos grilles salariales, d’évaluer les salaires de la concurrence ainsi que ceux des partenaires par rapport à des emplois comparables. Profitez de cette réflexion pour harmoniser vos obligations en matière d’équité salariale. Il faut également penser à réévaluer vos différents avantages sociaux afin que ces derniers correspondent aux besoins de vos employés, dans la mesure du possible.

6. Vos politiques et procédures sont-elles à jour ?

Le début de l’année est un moment idéal pour réviser vos documents administratifs et vous assurer de leur conformité. Ce peut être l’occasion de créer de nouvelles politiques afin de bien répondre aux nouvelles obligations légales.

7. Reconnaissez vos équipes

Célébrez les réussites de vos employés. Une reconnaissance sincère reste une source puissante de motivation et de fierté.

8. Préparez-vous à l’intelligence artificielle

Quelle est la position de votre organisation sur ce sujet ? Si l’utilisation de l’IA est autorisée, vos politiques encadrent-elles clairement ses usages et les responsabilités associées ? Quel est le risque pour les données internes ?

9. Impliquez vos employés dans la gestion du changement et investissez dans leur formation

Impliquez vos employés dans le changement, prenez le temps de les sonder. Vous serez surpris de voir à quel point ils seront engagés et impliqués dans la recherche de solutions.

Investissez dans la formation de vos employés, c’est une excellente façon de reconnaitre leur apport à votre organisation, en plus de leur permettre d’être encore plus efficaces, performants et mobilisés.

10. Réévaluez vos outils technologiques

Utilisez-vous des systèmes comme un ATS (Applicant Tracking System) pour le recrutement ou un SIRH (Système d’information sur les ressources humaines) pour la gestion administrative ? Vous pourriez gagner beaucoup de temps en utilisant de tels outils.

Utilisez des outils tels qu’Officevibe pour sonder vos employés de façon continue et surtout pour vous assurer d’avoir l’heure juste par rapport à votre climat de travail et vous permettre d’être un meilleur employeur.

Nous espérons que ces 10 résolutions RH, vous permettront de revoir vos façons de faire et surtout de débuter l’année 2025 en force.