MODIFICATIONS DES RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Cadre juridique et importance des règlements généraux

Les règlements généraux d’une entreprise collective (aussi connus sous l’appellation de « Règlements de régie interne ») définissent notamment les règles de régie interne, les droits et obligations des membres ainsi que les procédures administratives. Ils sont essentiels pour assurer une gestion transparente et efficace.

Procédure de modification : coopératives

La procédure de modification des règlements généraux est rigoureusement encadrée par la Loi sur les coopératives. La Loi sur les coopératives exige que toute modification aux règlements de la coopérative soit approuvée par les membres lors d’une assemblée générale avant d’entrer en vigueur¹. Voici les principales étapes :

• Initiation de la modification : Le conseil d’administration propose généralement les modifications sous la forme d’un projet de règlement. Cependant, les membres peuvent également soumettre des propositions.
• Convocation de l’assemblée générale : Une assemblée générale est convoquée pour discuter des modifications envisagées et voter sur celles-ci. La convocation doit inclure le détail des changements suggérés. Il est requis que l’avis de convocation soit accompagné d’un résumé des changements proposés ou d’une copie du projet de règlement, sauf si l’avis est donné autrement que par écrit (par avis public, par exemple). Dans ce cas, le résumé ou la copie du projet doit être rendu disponible aux membres, dans un endroit désigné à l’avis².
• Délibération et vote : Lors de l’assemblée, les membres discutent des modifications et votent. Les règlements sont ensuite adoptés, en bloc, section par section ou article par article, à la majorité simple³.

Procédure de modification : OBNL

La procédure de modification des règlements généraux est rigoureusement encadrée par l’article 91 (2) et (3) de la Loi sur les compagnies⁴. Voici les principales étapes :

• Entrée en vigueur de la modification : Le conseil d’administration adopte la modification règlementaire par résolution lors d’une de ses réunions. Elle entre immédiatement en vigueur à ce moment.
• Ratification par l’assemblée : Lors de la prochaine assemblée annuelle (ou d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin avant la tenue de l’assemblée annuelle), les membres doivent voter s’ils approuvent ou non les modifications. Si la modification est refusée, elle cesse uniquement d’être en vigueur lorsque le résultat du vote est confirmé.

  Cependant, si les membres souhaitent effectuer des amendements aux modifications règlementaires, suivant le refus, il est possible pour le conseil d’administration de demander l’ajournement de l’assemblée et revenir rapidement avec de nouvelles modifications à ratifier⁵. Si les modifications règlementaires ne sont pas ratifiées au plus tard lors de l’assemblée annuelle qui suit leur entrée en vigueur, ceci doit être interprété comme un refus par l’assemblée. Les modifications cessent donc d’être en vigueur à la clôture de l’assemblée⁶.

• Autres particularités : Une majorité qualifiée ne peut pas être imposée aux membres pour ratifier les règlements⁷. Si une modification règlementaire a pour effet d’affecter les droits ou l’existence d’une catégorie de membres, ces derniers ont le droit de se prononcer sur la modification avant qu’elle n’entre en vigueur⁸.

Considérations juridiques et pratiques

Plusieurs aspects doivent être pris en compte, afin que la modification des règlements généraux soit un succès.

D’abord, l’entreprise collective doit préalablement s’assurer que les modifications proposées sont conformes à la loi et aux principes coopératifs, le cas échéant.

Ensuite, il est important de maintenir une communication transparente avec les membres tout au long du processus de modification. Cela inclut notamment la diffusion d’informations claires et complètes sur les raisons et les implications des modifications proposées.

Nous suggérons aux entreprises collectives de prévoir une présentation et une période de questions lors de l’assemblée générale. Cela aura pour effet de renforcer la légitimité des modifications proposées et favorisera l’adhésion des membres aux nouvelles règles.

Quelques exemples de modifications courantes

Les modifications des règlements généraux peuvent porter sur divers aspects de la gouvernance coopérative, tels que :

• Les conditions d’adhésion : Pour ajuster les critères d’adhésion des membres ; ce qui permet de mieux refléter l’évolution de l’organisme.
• La gouvernance : Pour améliorer l’efficacité de la gouvernance en effectuant des modifications aux procédures de prise de décision, à la composition du conseil d’administration ou aux responsabilités des administrateurs.
• Les droits de vote : Pour modifier la procédure de vote, afin de renforcer la démocratie interne, par exemple en introduisant des votes électroniques.
• La distribution des excédents : Pour réviser ou se doter de modalités de distribution des excédents, dans le but de mieux répondre aux besoins des membres et aux objectifs de la coopérative, le tout dans le respect des dispositions de la Loi sur les coopératives.
• La procédure d’élection des administrateurs : Pour réviser la procédure d’élection et de remplacement des administrateurs, afin que le processus soit clair et efficace.

Conclusion

La modification des règlements généraux d’une entreprise collective est un processus essentiel pour s’adapter aux changements et améliorer la gouvernance. En respectant les procédures légales et en impliquant activement les membres, les entreprises collectives peuvent renforcer leur fonctionnement démocratique et leur efficacité.

Nous vous invitons à consulter un.e conseiller.ère juridique du Consortium pour tout accompagnement lors de la modification de vos règlements généraux.

¹ Art. 122, Loi sur les coopératives, RLRQ c. C-67.2.

² Art. 123, id. L’endroit visé dans la loi peut être un « Intranet ». Le membre peut aussi appeler la coopérative pour se faire transmettre le résumé ou le projet de règlement.

³ Art. 72, alinéa 1, id. Toutefois, relevons que les règlements antérieurs en vigueur lors de l’assemblée peuvent imposer une majorité qualifiée, c’est-à-dire plus que la majorité simple.

⁴ Loi sur les compagnies, RLRQ c. C-38.

⁵ Paul Martel, La corporation sans but lucratif au Québec : Aspects théoriques et pratiques, Wilson & Lafleur, 2022, p. 13-10.1.

⁶ Id.

⁷ Id., p. 13-12.

⁸ Trow v. Toronto Humane Society, 2001 CanLII 28382 (ON SC).

Démystifier la ratification des décisions des administrateurs

1. Que signifie la ratification d’une décision ?

La ratification est l’acte par lequel l’assemblée des membres approuve ou entérine les décisions prises par le conseil d’administration¹. Cette approbation prend la forme d’une résolution.

2. La ratification des décisions et des actes des administrateurs les exonère-t-ils de leur responsabilité ?

Pas nécessairement.

Dans l’exercice de leurs fonctions, les administrateurs sont tenus d’agir dans l’intérêt de la personne morale dont ils sont les mandataires². À ce titre, ils doivent respecter les obligations que la loi, l’acte constitutif et les règlements leur imposent et agir dans les limites de leurs pouvoirs³. Ainsi, lorsque les administrateurs prennent une décision en contravention des principes de bonne gouvernance, qui préjudicie aux droits de l’organisation, d’un membre ou d’un tiers, leur responsabilité personnelle peut être engagée⁴, bien que cette décision ait été ratifiée par l’assemblée des membres.

En effet, la ratification de tels actes est d’une efficacité douteuse en ce qui a trait à l’exonération de la responsabilité des administrateurs, dans la mesure où il est difficile de prétendre que chaque membre ait consenti individuellement à ces actes de manière explicite. D’ailleurs, l’entreprise collective n’assume la défense de ses administrateurs en cas de poursuite civile ou pénale que lorsque l’acte a été accompli dans l’exercice de leurs fonctions et qu’il ne constitue pas une faute lourde ou intentionnelle⁵.

Cependant, soulignons que la ratification d’une décision peut avoir un effet exonératoire si la proportion des voix en sa faveur tend vers l’unanimité et que le libellé de la résolution concernant cette décision est suffisamment précis⁶. Ainsi, le libellé d’une résolution de type « l’assemblée générale des membres ratifie tous les actes et décisions pris par le conseil d’administration au cours de l’année précédente » n’est pas précis et ne déresponsabilise pas les administrateurs qui ont pris ces décisions. Dès lors, l’ajout systématique du point « Ratification des actes des administrateurs » à l’ordre du jour d’une assemblée générale des membres n’est pas une pratique à encourager. Seuls les actes dont la ratification est légalement exigée ou qui revêtent une importance particulière devraient être soumis aux membres lors de l’assemblée générale.

Nous suggérons à un administrateur qui n’est pas en accord avec une décision prise par le conseil d’administration de préciser sa dissidence et de s’assurer que celle-ci a été notée au procès-verbal de la séance⁷. Une telle précaution peut s’avérer utile si des poursuites sont engagées contre le conseil d’administration en raison de cette décision.

3. Quelles décisions doivent être obligatoirement ratifiées par l’assemblée des membres ?

La réponse à cette question se trouve dans la loi constitutive de l’entreprise collective. Ainsi, les actes qui doivent être obligatoirement ratifiés par l’assemblée des membres diffèrent entre un OBNL et une coopérative.

a. OBNL

Pour les OBNL constitués en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies⁸, seuls les règlements doivent faire l’objet d’une ratification⁹. Celle-ci requiert un simple vote majoritaire des membres présents, qu’il y ait quorum et que l’assemblée ait été dûment convoquée. Les règlements sont considérés comme étant en vigueur entre la date de leur adoption par le conseil d’administration et la date de l’assemblée au cours de laquelle le vote sur la ratification a lieu, et ce, même lorsque les membres ne votent pas en faveur de ratifier les règlements.

Il est à noter que lorsqu’un OBNL veut poursuivre son existence en tant que coopérative conformément à la Loi sur les coopératives¹⁰, ses administrateurs doivent adopter un règlement à cette fin¹¹. Ce dernier doit être ratifié aux deux tiers (2/3) des voix exprimées par les membres présents à l’assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet¹².  

b. Coopérative

La seule décision des administrateurs d’une coopérative dont la ratification est légalement exigée est celle qui a trait à la démission de la coopérative d’une fédération. Ainsi, lorsqu’une coopérative membre d’une fédération désire démissionner de celle-ci, son conseil d’administration doit adopter une résolution à cet effet. Cette dernière doit être ratifiée par l’assemblée des membres avant la démission¹³.

 Bien que la loi n’exige pas la ratification de décisions autres que celles mentionnées ci-dessus, nous trouvons pertinent que les administrateurs soumettent les décisions majeures ou délicates à l’approbation des membres de l’organisation. Ceci permet de préserver un climat de mobilisation des membres et, par le fait même, de faire preuve d’une gestion organisationnelle dynamique et démocratique. Par ailleurs, une entreprise collective peut adopter un règlement qui prévoit les situations où une ratification d’une décision du conseil d’administration est nécessaire.

À retenir :

• La fonction d’administrateur est un privilège qui doit être exercé dans le respect des lois et des principes de saine gouvernance.
• La ratification par l’assemblée des membres d’une décision du conseil d’administration n’exonère pas nécessairement les administrateurs de leur responsabilité.

[1] Hubert Reid, Simon Reid (avec la collaboration), Dictionnaire de droit québécois et canadien, 6^e éd., Wilson & Lafleur, 2023, v° (« ratification »).

[2] Art. 322 du Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991, (« C.c.Q. »).

[3] Art. 321 à 326 C.c.Q. Plus spécifiquement, selon Paul Martel, La corporation sans but lucratif au Québec : Aspects théoriques et pratiques, Wilson & Lafleur, 2022, p. 11-34 et 11-35 : par l’emploi des mots « autorisé à le faire par les membres », l’article 323 C.c.Q. réfère à la notion de ratification.

[4] Art. 1457 C.c.Q., Paul Martel, Administrateurs de personnes morales sans but lucratif : Le guide de vos droits, devoirs et responsabilités, 4^e éd., Wilson & Lafleur, 2016, p. 48.

[5] Art. 103 de la Loi sur les coopératives, RLRQ c C-67.2 et art. 123.87 de la Loi sur les compagnies, RLRQ c C-38.

[6] Paul Martel, La corporation sans but lucratif au Québec : Aspects théoriques et pratiques, Wilson & Lafleur, 2022, p. 11-34 et 11-35.

[7] Autrement, il est réputé avoir consenti à une telle décision : art. 97 (1°) de la Loi sur les coopératives, et 123.85 de la Loi sur les compagnies, op.cit., note 5.

[8] RLRQ c C-38.

[9] Art. 91 (3) de la Loi sur les compagnies, RLRQ c C-38.

[10] RLRQ c C-67.2

[11] Art. 269.1.1 de la Loi sur les coopératives, ibid.

[12] Art. 269.1.2, ibid.

[13] Art. 232.1 ibid.