​​Au fil des ans, les façons de communiquer et de travailler ont beaucoup évolué. Autrefois, les documents circulaient principalement sur papier, souvent en tonnes de copies. Aujourd’hui, ils passent par une multitude d’outils numériques et de canaux différents. L’information circule plus vite, les échanges sont plus faciles et de nouvelles manières de collaborer ont vu le jour.

Si cette multiplication des outils offre de nombreux avantages, elle amène aussi son lot de défis. Quand l’information se retrouve éparpillée entre plusieurs plateformes, que certaines étapes reposent encore sur des suivis manuels et que les demandes arrivent par différents canaux, les processus peuvent rapidement devenir plus lourds qu’ils ne devraient l’être. Utiliser plusieurs canaux de communication, c’est bien pour rejoindre tout le monde, mais il faut faire attention de ne pas se perdre en chemin. L’objectif est d’orienter les gens vers un canal principal, un peu comme un entonnoir, pour que l’information reste centralisée, cohérente et facile à retrouver.

C’est une réalité que vivent encore beaucoup d’organisations : des tonnes de courriels, des formulaires papier et des suivis manuels qui grugent un temps précieux, plutôt que de pouvoir se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Heureusement, des outils comme les intranets, les extranets et les formulaires en ligne peuvent aider à reprendre le contrôle, à condition d’y aller de façon structurée et adaptée aux besoins réels de l’équipe. C’est précisément ce que nous allons explorer. 

Intranet et extranet : centraliser pour mieux travailler

L’intranet et l’extranet sont des plateformes à accès restreint, accessibles à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Dans le cas d’un intranet, l’utilisation vise surtout les employés d’une même organisation. L’extranet, lui, est destiné aux partenaires, aux clients ou aux fournisseurs.

Leur principal avantage ? Ils permettent de centraliser, au même endroit, des contenus constamment à jour : procédures internes, règlements, affichage de postes, formulaires de demande et plus encore. Plus besoin de fouiller dans notre boîte courriel ou de nous demander si le document que nous avons en main est bien la version la plus récente. C’est aussi un atout pour l’intégration des nouveaux employés, qui trouvent rapidement ce dont ils ont besoin, puisque tout y est bien organisé et facile d’accès. Il est pratique afin de contrôler qui voit quoi, selon son rôle dans l’organisation, puisque les droits d’accès peuvent être personnalisés pour chaque utilisateur.

Ces plateformes s’adaptent aux besoins de chaque organisation et les possibilités sont infinies : gestion des feuilles de temps, historique de consultation des documents, tableaux de bord personnalisés et plus encore. 

Des formulaires en ligne pour une gestion interne simplifiée

On se souvient tous de l’époque où remettre un CV en main propre était la façon de faire. Aujourd’hui, les formulaires en ligne ont bien simplifié les choses, et pas seulement pour les candidatures.

Intégrés à un site Web, ils permettent de recueillir des informations de façon structurée grâce à des champs obligatoires, à des formats prédéfinis et à la possibilité de joindre des fichiers, de sorte que les données arrivent dans un format uniforme. Il devient ainsi beaucoup plus simple de traiter les demandes et d’éviter les relances pour obtenir une information manquante. L’ajout d’un module de paiement en ligne peut aussi simplifier la gestion des inscriptions, des achats, des dons ou d’autres transactions, tout en évitant les casse-tête liés au traitement manuel des paiements.

De plus, ces formulaires peuvent être connectés à d’autres outils, comme un CRM, afin que les données s’y transfèrent automatiquement dès qu’ils sont transmis. Fini les copier-coller, les oublis et les doublons. En automatisant certaines tâches répétitives, on libère du temps pour ce qui compte vraiment. 

Conclusion

En plus de l’efficacité gagnée, les outils numériques ont un impact concret sur le quotidien des organisations. Et il n’y a pas que les intranets, les extranets et les formulaires en ligne qui peuvent faire une différence : les options sont nombreuses et s’adaptent à des besoins très variés. Moins de temps à chercher un document, à relancer un collègue ou à ressaisir des données déjà existantes ailleurs, on récupère plus d’énergie pour se concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur. Les tâches répétitives sont souvent une source de frustration silencieuse. En les réduisant grâce à des processus mieux structurés, on améliore non seulement la productivité, mais aussi le plaisir au travail. Un employé qui consacre moins de temps à des suivis manuels peut s’investir davantage dans sa mission.

La meilleure façon de commencer est souvent d’identifier le processus qui cause le plus de friction au quotidien. Cela peut prendre bien des formes : une demande qui passe encore par courriel, un document partagé en plusieurs versions, et bien d’autres encore. À partir de là, un formulaire en ligne, une section intranet ou extranet bien structurée ou une simple automatisation peuvent suffire à transformer concrètement le quotidien de l’équipe.

Quelques pièges sont toutefois à éviter : vouloir tout implanter en même temps, choisir des outils sans consulter les gens qui vont les utiliser au quotidien ou négliger la formation une fois les outils en place. Mieux vaut un seul outil bien choisi et bien utilisé qu’une tonne d’outils mal intégrés.

L’objectif n’est pas d’implanter le plus d’outils possible, mais de choisir ceux qui répondent réellement aux besoins de l’organisation. Si vous souhaitez être accompagnés dans cette démarche, nos experts seront heureux de vous guider. Les grandes transformations commencent souvent par un petit pas dans la bonne direction.

Un aspect de cette publication a attiré votre attention et suscite votre intérêt ? N’hésitez pas à joindre l’auteure : mhratte@ressources.coop.

Chronique rédigée par :

Pourquoi se transformer et automatiser ses processus ?

Dans un monde en constante évolution, les entreprises qui survivent sont celles qui savent innover et s’adapter à leur environnement externe. Ce n’est plus une question de choix, mais de nécessité. Selon une enquête mondiale menée par PwC en 2024, 45 % des PDG affirment que leur entreprise ne survivra probablement pas à la prochaine décennie sans une transformation en profondeur [1].

Le World Economic Forum va encore plus loin : il affirme que « la capacité à embrasser le changement et à en tirer parti déterminera les gagnants et les perdants du 21^e siècle » [2]. Les entreprises les plus résilientes sont celles qui considèrent la transformation non pas comme un projet ponctuel, mais comme un processus d’adaptation continu.

Gagner en efficacité, réduire les tâches répétitives, améliorer la qualité du service offert ou réduire les impacts de la pénurie de main-d’œuvre sont toutes de bonnes raisons de réaliser des transformations numériques. Pourtant, derrière ces promesses d’efficacité et de performance, une question fondamentale se pose : à force d’optimiser, ne risque-t-on pas d’oublier l’essentiel, soit l’humain ?

Avant toute chose, il est essentiel de clarifier les objectifs de la transformation. Si celle-ci est uniquement motivée par la recherche de profit, elle risque de glisser vers une forme de déshumanisation. Selon une étude du MIT, les projets les plus réussis sont ceux qui visent à la fois l’amélioration de l’efficacité interne et l’expérience utilisateur. [3] Autrement dit, afin d’assurer son succès, la transformation doit non seulement avoir des bénéfices à l’interne, mais aussi à l’externe.

Déshumaniser une transformation numérique, c’est quoi ?

Bien que les définitions de la déshumanisation varient parmi les experts, certaines tendances communes émergent :

• Oublier que les humains ne sont pas des machines.
• Imposer des outils sans dialogue, sans formation, qui ne sont pas alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
• Perdre la richesse des relations humaines, de l’intuition, de l’empathie.

Une étude de McKinsey révèle d’ailleurs que 70 % des transformations numériques échouent, principalement en raison des facteurs humains [4].

Une transformation à visage humain

L’automatisation des processus consiste à remplacer des tâches manuelles, répétitives ou chronophages par des solutions technologiques capables de les exécuter de manière autonome. Il s’agit souvent d’activités répétitives qui étaient auparavant réalisées par des humains — comme la saisie de données, l’envoi de courriels ou la gestion de formulaires — et qui peuvent désormais être prises en charge par des logiciels, des robots ou des systèmes intelligents.

L’objectif n’est pas de remplacer les personnes, mais de leur permettre de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la résolution de problèmes, la créativité ou la relation humaine.

Prenons un exemple d’une coopérative de services débordée de tâches administratives. L’introduction d’un outil d’automatisation pourrait notamment permettre de libérer du temps et d’améliorer l’efficacité de l’équipe administrative; ce qui contribuerait à réduire le stress lié au travail.

Jusqu’à présent, voyez-vous quelque chose de déshumanisé ?

• Si l’outil a été imposé par la haute direction sans consultation de l’équipe, est-ce que votre opinion changerait ?
• Que penseriez-vous si l’outil avait été implanté sans offrir aucune formation aux employés ?
• À l’inverse, si l’équipe avait été consultée à chaque étape et que la décision avait été prise collectivement, est-ce que votre opinion changerait ?
• Comment vous sentiriez-vous si la direction mettait en place une culture d’apprentissage où des pertes d’efficacité étaient tolérées ?
• Si le nouvel outil améliorait l’expérience des membres, est-ce que votre opinion changerait également ?

Cela étant dit, peut-on s’entendre pour dire que le véritable enjeu n’est pas la transformation numérique ou l’automatisation en soi, mais la manière dont elle est menée ? La technologie ne remplace pas l’humain. Elle le complète, le soutient et parfois même, le libère. Ce n’est pas la technologie qui transforme une organisation, ce sont les gens. [5]

Pour réussir cette transition, il est essentiel de miser sur une gouvernance participative, une culture d’apprentissage continu et une communication transparente. La transformation numérique ne doit pas être un projet technologique, mais un projet collectif. Elle doit refléter les valeurs de l’organisation, mobiliser les forces vives de l’équipe et s’ancrer dans une vision partagée du changement.

Finalement, la transformation, est-elle une menace ou une opportunité dans un monde en constante évolution ?

La transformation numérique n’est pas une menace, mais plutôt une opportunité. Une opportunité de repenser nos façons de faire, de renforcer notre intelligence collective et de bâtir des organisations plus agiles, plus inclusives, plus humaines.

Ce n’est pas la technologie qui déshumanise. C’est l’absence de vision, de dialogue, d’adaptation au changement et de sens.

Et vous, comment votre organisation place-t-elle l’humain au cœur de sa transformation numérique ?

[1] PwC. (2024). Economic optimism doubles, yet almost half of CEOs do not believe their businesses will be viable in a decade. PwC. 
https://www.pwc.com/gx/en/news-room/press-releases/2024/economic-optimism-doubles-yet-almost-half-of-ceos-do-not-believe-their-businesses-will-be-viable-in-a-decade.html

[2] EDHEC Business School. (2024). Future FITness. Chaire Prévision, Innovation et Transformation. 
https://www.edhec.edu/en/research-and-faculty/centres-and-chairs/foresight-innovation-and-transformation-chair/future-fitness

[3] Woerner, S., Weill, P., & Sebastian, I. (2019). Future Ready Learning Program. MIT Center for Information Systems Research. 
https://cisr.mit.edu/content/future-ready-learning-program

[4] Robinson, H. (2019). Why do most transformations fail? A conversation with Harry Robinson. McKinsey & Company. 
https://www.mckinsey.com/capabilities/transformation/our-insights/why-do-most-transformations-fail-a-conversation-with-harry-robinson

[5] Citation attribuée à Peter Drucker (non vérifiée). (s.d.). Ce n’est pas la technologie qui transforme une organisation, ce sont les gens. Reprise dans divers articles de management.